社内情報の二重入力を減らす方法｜入力先と更新担当の決め方

同じ内容を請求書ソフトとExcelの両方に書き、どちらが新しいか分からなくなる。そんな二重入力は、少人数の会社ほど起こりやすいものです。原因の多くは、入力先が決まっていないことと、更新する人が決まっていないことの二つにあります。この記事では、情報の置き場所と担当をどう決めれば二重入力が減るのか、順番に整理していきます。

社内情報の二重入力を減らす方法｜入力先と更新担当の決め方とは

結論からお伝えすると、二重入力を減らす近道は、情報の種類ごとに「入力する場所」と「更新する人」を一組にして決めることです。たとえば取引先の連絡先は顧客リストに、請求の状況は会計ソフトに、といった具合に置き場所を固定すると、同じ内容を二か所に書く場面が自然と減っていきます。大事なのは、立派なツールを増やすことではなく、書き込む先を一つに絞ることです。

もう一つの柱は、更新する人を決めることです。社長と担当者の二人で回している会社では、お互いに「相手が直しているはず」と思い込んで、古い情報が残ってしまうことがあります。情報ごとに更新の担当を決め、担当者が休みのときに誰が触るかまで決めておくと、止まりにくくなります。

そして最後に、決めた置き場所と担当を書き出して、全員が見られる場所に貼っておきましょう。頭の中だけで共有していると、新しい人が入ったときや、忙しい時期に元に戻ってしまいます。ここまでが、この記事でお伝えしたい基本の考え方です。

ポイント

まず整理したいのは、いま二重になっている情報はどれか、という点です。すべてを一度に直そうとすると挫折しやすいので、請求、見積もり、勤怠、連絡先、契約の期限など、同じ内容を二か所に書いている場面を洗い出してみましょう。紙に書き出すだけでも、どこが重複しているか見えやすくなります。

次に、情報の種類ごとに入力先を一つ決めます。会計ソフト、顧客リスト、カレンダー、共有フォルダ、チャットなど、すでに使っている道具の中から選ぶのが現実的です。判断の目安としては、その情報を一番よく見る人が普段開いている場所を入力先にすると、更新が続きやすくなります。新しいツールを増やす前に、いまある道具で足りるかを先に確認してみてください。

続いて、更新する人と更新のタイミングを決めます。たとえば「入金があった日に経理担当が更新する」のように、きっかけと担当をセットにすると動きやすくなります。担当が一人に偏ると休んだときに止まるので、代わりの人も決めておきましょう。

置き場所と担当が決まったら、日々の運用に落とし込みます。週に一度など、決まったタイミングで見直す時間を取ると、ずれに気づきやすくなります。見直しの頻度は会社の忙しさによって変わるので、自社で実際に試して、続けられる間隔を探ってみてください。

ここで注意したいのは、二重入力を減らす目的は作業を増やすことではなく、確認の手間を減らすことだという点です。管理のための管理になっていないか、ときどき立ち止まって見直しましょう。

少人数の会社では、Excelで足りる範囲も多くあります。人数や取引の件数が増えて、同じ表を複数人で開く機会が増えてきたら、ツールの導入を検討するタイミングの一つです。料金や無料で使える範囲、機能の有無はサービスや時期によって変わるため、検討するときは公式サイトの最新情報で確認してください。

法人と個人事業主では、必要になる手続きや管理する情報が異なる場面があります。法令に関わる保存や扱いについては、具体的なところを公式の案内や専門家に確認したうえで、自社の運用に当てはめてください。

導入や乗り換えを考えるときは、いま使っている情報をどう移すか、誰が移行作業をするかを先に決めておくと安心です。移行の途中で情報が分かれてしまうと、かえって二重入力が増えることがあります。

よくある質問

Q. 入力先を一つに決めたのに、二重入力が減りません。どうすればよいですか。
A. 置き場所だけでなく、更新する人が決まっているかを確認してみてください。担当が曖昧だと、古い情報が残り、結果的に両方を触ることになります。情報ごとに担当と代わりの人を決めるところから始めてみましょう。

Q. 無料のツールだけで運用できますか。
A. 会社の人数や取引の件数によって変わります。少人数のうちは、すでに使っている表計算や共有フォルダで足りることもあります。無料で使える範囲や機能はサービスや時期によって変わるので、公式サイトの最新情報で確認してください。

Q. Excelと専用ツールはどちらが向いていますか。
A. 複数人で同じ表を開く機会が増えてきたら、専用ツールの検討が選択肢に入ります。逆に、担当者が一人で完結しているうちは、Excelのままで困らないこともあります。まずは、いま困っている場面がどの作業かを書き出し、その作業が楽になるかどうかで判断すると整理しやすいです。

Q. 担当者が休んだときはどうすればよいですか。
A. 情報ごとに、代わりに触る人を決めておきましょう。手順を短く書き残しておくと、引き継ぎのときの確認が少なくて済みます。

Q. 決めた運用が続きません。
A. 見直す頻度が高すぎないか確認してみてください。続けられる間隔は会社によって違うので、自社で実際に試して、無理のないタイミングを探るのがおすすめです。